Procedimiento para Ejercer los Derechos ARCO

Si usted está interesado en ejercer cualquiera de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición de sus datos personales, conocidos como derechos ARCO, es fundamental que considere que el derecho a la protección de sus datos es personalísimo. Por lo tanto, solo usted, como titular de sus datos personales, o en su caso, su representante legal, puede solicitarlo. A continuación, le detallamos el procedimiento que debe seguir para presentar y tramitar una solicitud de ejercicio de derechos ARCO:

A. Requisitos para la Presentación de una Solicitud de Ejercicio de Derechos ARCO

1. Debe presentar la solicitud ante la entidad responsable que posee los datos personales. Esto puede hacerse a través de los medios y mecanismos indicados en el aviso de privacidad correspondiente, proporcionando la siguiente información:

   • Información general: Cada solicitud de ejercicio de derechos ARCO debe contener los siguientes datos:

     • Nombre del titular de los datos personales.
     • Documentos que acrediten la identidad del titular.
     • Si aplica, nombre del representante legal del titular y documentos que respalden su identidad y autoridad.
     • Domicilio o cualquier medio para recibir notificaciones.
     • Una descripción clara y precisa de los datos personales que desea rectificar, cancelar u oponerse a su tratamiento.
     • Una explicación detallada del derecho que pretende ejercer o la solicitud específica del titular.
     • Si es necesario, documentos o información que faciliten la ubicación de los datos personales, incluyendo el área responsable del tratamiento.

   • Información específica: Además de la información general mencionada, dependiendo del derecho que desea ejercer, debe incluir lo siguiente:

     • Derecho de Acceso: Indicar cómo prefiere recibir los datos personales solicitados.
     • Derecho de Rectificación: Detallar las modificaciones necesarias en los datos personales y adjuntar los documentos que justifiquen la solicitud.
     • Derecho de Cancelación: Explicar las razones que motivan la eliminación de los datos personales y su relación con el responsable del tratamiento.
     • Derecho de Oposición: Argumentar las razones para poner fin al tratamiento de los datos personales, incluyendo los posibles daños que podría ocasionar el tratamiento continuo; alternativamente, especificar las finalidades precisas para las que desea ejercer este derecho.

Es importante tener en cuenta que, si la solicitud no cumple con la información mencionada, el responsable puede solicitar la información adicional mediante una "prevención". Esta se debe emitir en un máximo de 5 días hábiles después de la presentación de la solicitud, y el titular tiene 10 días hábiles, después de recibir la prevención, para proporcionar la información requerida. De lo contrario, la solicitud se considerará no presentada.

Cuando presente su solicitud, el responsable debe otorgarle un acuse que confirme la fecha de recepción.

2. Debe acreditar su identidad y, si es necesario, la identidad y autoridad de su representante legal. Acompañe la solicitud con copias simples de documentos oficiales que validen su identidad y, en caso de representante legal, la identidad y autoridad de este. Las identificaciones válidas incluyen cédula de votación, pasaporte, cédula profesional, licencia de conducir y documento migratorio.

   • Para menores de edad: La identidad de los menores puede ser acreditada mediante su acta de nacimiento, Clave Única de Registro de Población, credenciales emitidas por instituciones educativas o de seguridad social, pasaporte u otros documentos oficiales.

   • Para personas en estado de interdicción o incapacidad legal: Su identidad se puede verificar con su acta de nacimiento, Clave Única de Registro de Población, pasaporte u otros documentos emitidos con este fin.

   • Para representantes legales: Si el representante es una persona física, puede optar por presentar una carta poder simple con firmas de dos testigos, adjuntando copias de sus identificaciones oficiales. También puede utilizar un instrumento público (documento notarial) o declarar en presencia del responsable. En el caso de representantes de personas morales, debe presentar un instrumento público.

B. Plazos y Procedimiento para Atender las Solicitudes de Ejercicio de Derechos ARCO

Una vez presentada la solicitud y cumplidos los requisitos, el responsable de los datos debe:

• Responder en un plazo de 20 días hábiles, a partir del día siguiente de la recepción de la solicitud, si procede o no el ejercicio del derecho solicitado.

• Si procede, debe llevar a cabo las acciones necesarias para cumplir con el derecho en un plazo de 15 días hábiles, a partir del día siguiente de la notificación de la respuesta favorable.

Estos plazos pueden extenderse por un periodo igual si está justificado y se le notifica. Si no procede el ejercicio del derecho, el responsable debe explicar las razones en un plazo de 20 días hábiles, como máximo.

Cabe resaltar que ejercer los derechos ARCO no tiene costo, excepto para cubrir gastos de reproducción, certificación o envío de información, bajo ciertas condiciones:

• Si proporciona un medio para la reproducción de los datos personales, como un dispositivo USB o CD, estos deben entregarse sin costo.
• Si la entrega de información implica no más de 20 hojas simples, debe ser proporcionada sin costo.

En caso de que la normatividad aplique un procedimiento específico para los derechos ARCO, el responsable debe informarle de esto en un plazo máximo de 5 días hábiles a partir de la presentación de la solicitud.

Es fundamental que el ejercicio de sus derechos en cuanto a sus datos personales sea un proceso claro y transparente. Este procedimiento asegura que su información se trate de manera adecuada y le permite tener un mayor control sobre ella. Recuerde que puede ejercer sus derechos ARCO en cualquier momento para proteger su privacidad y controlar la manera en que sus datos son utilizados.

C. Representación en Casos Específicos: Menores, Personas en Estado de Interdicción, Personas Fallecidas

En situaciones especiales, como cuando se trata de datos de menores, personas en estado de interdicción o personas fallecidas, se aplican reglas particulares:

• Datos de Menores de Edad: Si los padres ejercen la patria potestad y presentan la solicitud:
  • Deben adjuntar documentos que validen la identidad del menor.
  • Incluir el acta de nacimiento del menor.
  • Presentar la identificación oficial de uno de los padres.
  • Aportar una carta que confirme, bajo juramento, que el padre o la madre ejerce la patria potestad y no se encuentra en situaciones legales que limiten este derecho.

Si la solicitud es presentada por alguien distinto a los padres pero que ejerce la patria potestad:

• Documento de identidad del menor.
• Acta de nacimiento del menor.
• Documento legal que certifique la posesión de la patria potestad.
• Identificación oficial de quien presente la solicitud y ejerza la patria potestad.
• Carta que certifique, bajo juramento, que el solicitante ejerce la patria potestad y no está sujeto a limitaciones legales.

Si un tutor es el que ejerce la patria potestad:

• Documento de identidad del menor.

• Acta de nacimiento del menor.

• Documento legal que acredite la tutela.

• Identificación oficial del tutor.

• Carta que confirme, bajo juramento, que el tutor ejerce la tutela y no está sujeto a limitaciones legales.

• Personas en Estado de Interdicción o Incapacidad Legal:

  • Documento de identidad del titular de los datos.
  • Documento legal que certifique la designación del tutor.
  • Identificación oficial del tutor.
  • Carta que certifique, bajo juramento, que el tutor ejerce la tutela y no está sujeto a limitaciones legales.

• Personas Fallecidas:

  • Identificación oficial de la persona que era dueña de los datos.
  • Acta de defunción correspondiente.
  • Documentos que demuestren el interés legal del solicitante; esto puede ser un documento donde el titular exprese su deseo de que esta persona ejerza los derechos ARCO respecto a sus datos o una orden judicial.
  • Documento de identificación oficial de quien presenta la solicitud.

El concepto de "interés legal" se refiere a los derechos que otorga la ley a una persona para actuar en nombre de otra cuando esta última no puede hacerlo por sí misma. Esto puede incluir albaceas, herederos, legatarios u otras personas designadas previamente por el titular para ejercer estos derechos. Para acreditar el interés legal, se deben proporcionar copias certificadas de documentos legales que respalden esta autorización.

D. Conclusiones y Plazos de Respuesta

Una vez que se haya presentado la solicitud y se hayan cumplido los requisitos, la entidad responsable debe:

• Emitir una respuesta en un plazo de 20 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud, confirmando si se acepta o no la solicitud del titular.
• En caso de que se acepte la solicitud, debe realizar las acciones necesarias para cumplir con el derecho solicitado en un plazo de 15 días hábiles, a partir de la notificación de la respuesta positiva.

Estos plazos pueden extenderse por un periodo igual si se justifica adecuadamente y se notifica al titular. Incluso si la solicitud no es aceptada, la entidad responsable debe proporcionar una respuesta que explique las razones de la negativa en un plazo de 20 días hábiles como máximo.

Recuerde que el proceso de ejercicio de los derechos ARCO es gratuito. Solamente pueden cobrarse tarifas por la reproducción, certificación o envío de información, bajo ciertos criterios:

• Si el titular proporciona un medio para la reproducción de los datos personales, como un USB o CD, estos deben entregarse sin costo.
• Si la entrega de información no excede las 20 hojas simples, esta debe realizarse sin costo.

Finalmente, si la normativa aplicable establece un proceso específico para el ejercicio de los derechos ARCO, la entidad responsable debe informar al titular en un plazo máximo de 5 días hábiles a partir de la presentación de la solicitud.

Este procedimiento asegura un manejo transparente y efectivo de sus datos personales y garantiza su derecho a controlar cómo se utilizan. Recuerde que ejercer sus derechos ARCO le brinda la capacidad de proteger su privacidad y decidir sobre el tratamiento de su información personal.